Как Heritage используют AI для управления закупками

Heritage это бренд премиальных изделий из кожи ручной работы: ремни, кошельки, сумки, аксессуары, своё производство. Работают на коже Horween из США. И именно кожа тут узкое горло всего бизнеса: без неё встаёт производство, а привезти её быстро нельзя. Я собрала для Heritage AI-агента, который следит за сырьём, считает, что и сколько пора заказывать, и раз в неделю сам присылает отчёт по закупкам.

Если коротко

Агент подключён к учётной системе МойСклад и следит за остатками сырья по конкретным позициям. Он знает, какие материалы у какого поставщика закупаются, считает средний расход и понимает, на сколько дней хватит каждой позиции с учётом срока доставки. Раз в неделю он присылает в рабочий чат отчёт: что заканчивается, на сколько ещё хватит, сколько и на какую сумму заказать. По команде он готовит черновики заказов прямо в МойСкладе, а провести их и отправить поставщику решает человек.

Система в проде, работает на сервере в режиме 24/7 как Telegram-бот.

Проблема: кожа кончается, а доставка долгая

У Heritage закупки это отдельная головная боль, и вот почему.

Материал регулярно уходил в ноль. Остатки смотрели глазами, нехватку замечали постфактум, когда заказывать уже поздно.
Доставка долгая. Кожа едет из США около полутора месяцев. Пока приедет дефицитная позиция, готовые изделия для клиентов стоят и ждут.
Закупки крупные и по предоплате. На заказ надо выделить заметную сумму, а свободные деньги есть не всегда. Ошибиться с моментом или объёмом дорого.
Логистика непростая. Разные поставщики, разные регионы, разные сроки. Всё это раньше держали в голове.

В сумме компания подолгу ждала кожу, а закупки жили на ручном контроле управляющей: она смотрела остатки и резервы, сверяла с фактом, составляла список и согласовывала. Процесс держался на человеке и не имел под собой логистической математики.

Что агент умеет сейчас

Всё, что ниже, работает в проде.

Следит за тремя группами материалов: кожа Horween (по цвету и толщине, в дм²), шелл-кордован Rocado (в штуках) и ремённые полоски (в штуках, отдельный поставщик). Это разные единицы учёта, и агент считает каждую в своих единицах.
Считает сигнал дозаказа по каждой позиции: сколько доступно, на сколько хватит, точка дозаказа, сколько заказать и на какую сумму.
Группирует заказ по поставщикам. Агент знает, у кого что реально закупается, и собирает позиции в корзины по поставщикам, чтобы не дробить закупку.
Готовит черновики заказов в МойСкладе с обоснованием: по каждой позиции видно, сколько осталось, как расходуется и почему такой объём.
Показывает деньги. Стоимость заказа считается по последней закупке и пересчитывается по текущему курсу ЦБ, потому что материалы валютные.
Работает сам и по запросу. Раз в неделю отчёт приходит в рабочий чат, а в любой момент его можно вызвать командой.

Как это устроено

Единица учёта это конкретная позиция-SKU, например «Кожа Horween, чёрный, 1,6 мм». По каждой такой позиции агент считает две вещи.

Сколько реально доступно. Не просто остаток на складе, а остаток минус резервы под уже принятые заказы плюс то, что уже в пути. Так видно реалистичную картину: на складе может лежать много, но почти всё уже обещано клиентам.

Когда пора заказывать. Это точка дозаказа: среднедневной расход, умноженный на срок поставки плюс страховой запас. Средний срок поставки мы посчитали по прошлым заказам и задаём его по региону, потому что материалы едут из разных мест: из США порядка 47 дней, из Китая около 35, по России около 30. Если доступного меньше точки дозаказа, позиция краснеет и попадает в отчёт.

Объём заказа агент считает как дозаказ до целевого запаса и округляет до реальных единиц покупки: кожа берётся шкурами, кордован шкурками, полоски штуками.

С агентом общаются в Telegram двумя командами:

/inventory прислать отчёт по запасам прямо сейчас, в тот чат, откуда позвали.
/order собрать в МойСкладе черновики заказов поставщикам по текущим корзинам. Черновик не проведён, поставщику ничего не уходит, а в комментарии к каждому заказу расписано обоснование. Человек проверяет и проводит.

А раз в неделю тот же отчёт приходит в рабочий чат сам, без команды.

Где проходит граница

Это важная часть, и она про доверие. Агент по данным работает только на чтение. Единственная запись, которую он делает, это черновик заказа по команде /order. Он не проводит заказы, не отправляет их поставщику и ничего не оплачивает. Причина простая: закупка это реальные деньги компании по предоплате, а цена ошибки в необратимых действиях слишком высока. Поэтому решение всегда остаётся за человеком, а агент готовит его и делает прозрачным.

Технически это Telegram-бот на Node.js, который читает МойСклад, ПланФакт и курс ЦБ, а живёт в контейнере на выделенном сервере. Раньше он крутился на ноутбуке, но после реального сбоя из-за выключенного ноута мы перенесли его на сервер ради надёжности 24/7.

Что дальше

Продукт задуман шире, и я честно проговариваю, что из этого пока в планах, а не в проде.

Автонастройка сроков: сейчас средний срок поставки по региону задан фиксированно, дальше хотим поправлять его автоматически по истории приёмок, а страховой запас брать из разброса.
Связка с деньгами: свести закупки с платёжным календарём, чтобы план заказов учитывал, когда на них реально будут деньги. Это стыкуется с финансовым агентом Heritage.
Больше материалов и поставщиков: подключить фурнитуру и остальные позиции, которые пока вне контура.

Итог

Ручной контроль закупок превратился в понятную математику: агент сам следит за остатками, считает точку дозаказа с учётом долгой доставки и раз в неделю приносит готовый список, что и сколько заказать и на какую сумму. Заказ собирается в один клик командой, с прозрачным обоснованием, а решение остаётся за человеком. Это третий агент, которого я собрала для Heritage, рядом со своей CRM вместо AmoCRM и финансовым агентом.

Если у вас закупки тоже держатся на ручном контроле, а материал то и дело уходит в ноль, такого агента можно собрать под ваши позиции, сроки и учётную систему. Напишите мне в Telegram или оставьте заявку. Расскажите, где у вас чаще всего рвётся снабжение, и я честно скажу, что из этого стоит отдать агенту.